TOP 5 avantaje pentru o firmă care folosește un program de pontaj al angajaților

Managementul resurselor umane nu înseamnă doar evidența dosarelor angajaților și salarizarea personalului, ci și respectarea unor proceduri clare în ceea ce privește programul de pontaj. Codul Muncii prevede un program de 8 ore pe zi sau 40 de ore pe lună, calculat astfel încât un angajat să aibă dreptul și la timp de odihnă.

Indiferent de mărimea unei firme, pontajul și programul de lucru poate să fie diferit pentru fiecare angajat în parte, iar la final de lună salariații pot fi plătiți de asemenea diferit. În acest context, pentru a simplifica procesul de salarizare, se impune digitalizarea activităților de resurse umane, iar una dintre primele acțiuni de optimizat începe cu pontajul angajaților.

Îți explicăm în continuare ce este un program de pontaj electronic și de ce merită aă fie implementat în cadrul firmei.

Ce este un program de pontaj al angajaților?

Multă vreme, colectarea datelor de prezență ale angajaților se făcea exclusiv manual, prin notarea în condica de prezență a orelor de sosire și plecare. Automatizarea a devenit cheia în aproape fiecare industrie și este folosită pentru a face viața mai ușoară într-un mod larg răspândit.

Cu ajutorul unui program de pontaj electronic poți monitoriza activitatea la nivel individual, pentru întocmirea statelor de plată și calcularea retribuției lunare. Fișa de pontaj oferă informații detaliate cu privire la orele lucrate de către fiecare angajat, indiferent dacă activitatea se desfășoară remote, din mai multe locații sau de la biroul companiei.

În prezent, majoritatea firmelor folosesc pontajul electronic, pe baza unor sisteme cu cititoare de cartele, ce oferă date pe care aplicațiile software le prelucrează și le integrează în sistemul ERP al firmei, pentru obținerea de rapoarte și analize.

De asemenea, în pontajul angajaților lunar poți ține cont și de alte situații speciale, precum:

• învoirile unui angajat;
• concediu medical;
• concediu de odihnă;
• ore suplimentare
• zile de sărbători legale lucrate;
• pontajul orelor de noapte.

Indiferent dacă vrei să te asiguri că angajații sunt plătiți corect pentru fiecare oră lucrată sau să facturezi cu exactitate orele petrecute pentru un anumit proiect, un soft de pontaj al angajaților te va ajuta să ai o evidență clară a orelor de lucru. Urmărirea eficientă a orelor de lucru a angajaților are și alte beneficii, cum ar fi calcularea salariilor fără erori și evitarea eventualelor probleme legislative.

5 motive pentru a alege un program de pontaj

Pe măsură ce companiile au evoluat și munca angajaților s-a diversificat enorm, a devenit din ce în ce mai importantă implementarea unui sistem automat de salarizare într-o companie.

Pentru a ține evidența orelor lucrate și a pontajului, genera statele de plată, fluturașii de salariu, precum și diferite rapoarte se pot folosi servicii software, precum cele oferite de NextUp, care te vor ajuta să ai permanent evidența cheltuielilor.

1. Urmărești cu ușurință orele de lucru

Într-un loc de muncă tradițional, vei vedea întotdeauna supervizorul sau managerul inspectând și instruind constant angajații. Este o muncă destul de dificilă pentru a ține o evidență a prezenței și a orelor de lucru în companie.

Treptat, pe măsură ce compania crește, crește și forța de muncă. Și devine din ce în ce mai dificil, ineficient și consumator de timp să urmărești orele de lucru ale fiecărui angajat.

Acest lucru ar putea fi gestionat cu ușurință cu un software automatizat de salarizare. Sistemul automatizat poate ține cu ușurință o evidență a orelor de lucru ale angajaților, oferind detalii despre orele lor de lucru și timpii de pauză. Acest lucru va ajuta supervizorul și managerul să se concentreze pe sarcini mai importante pentru companie.

În plus, cu un program de pontaj, poți implementa pași care îmbunătățesc productivitatea angajaților, permit planificarea precisă a proiectelor și optimizarea costurilor de personal.

2. Calculezi corect salariile

Dacă ai un business unde plătești angajații sau colaboratorii pe oră ai nevoie de orele exacte lucrate pentru a calcula corect salariile. Un program de pontaj asigură că angajații sunt plătiți la timp și corect și că nu apar situații precum calcularea greșită a salariilor.

Programul de pontaj se integrează cu statul de plată și reduce erorile de salarizare, fie că este vorba de salarii, compensații sau beneficii.

3. Respecți normele legislative

Programul de pontaj este actualizat constant atunci când apar schimbări legislative în legislația muncii, dar și atunci când în firmă apar schimbări în Regulamentul intern. Pe lângă păstrarea corectă a evidențelor, aplicația de pontaj te ajută să respecți alte legi privind timpul liber plătit, orele de masă, orele minime lucrate etc.

4. Planifici și estimezi corect proiectele

În condițiile în care tot mai multe firme aleg sistemul de muncă hibrid pentru desfășurarea activităților curente, este necesar ca tot ceea ce ține de salarizare să fie realizat în mod centralizat, automat și cu respectarea legislației muncii.

Urmărirea orelor de lucru ale angajaților cu un soft performant te ajută să analizezi datele și să estimezi cât timp este necesar pentru a finaliza un proiect. De asemenea, acest lucru te ajută să estimezi cu exactitate timpul și costul fiecărui proiect.

5. Integrezi cu softurile deja existente

Pontajul electronic furnizează date în format digital, care pot fi preluate și prelucrate de celelalte aplicații software din sistemul informatic al firmei: ERP, CRM etc. Astfel se poate realiza și operațiunea de externalizare HR, la care multe firme apelează pentru reducerea costurilor cu gestionarea resurselor umane.

Cu un program de pontaj automatizat vei putea urmări orele de lucru ale tuturor angajaților, indiferent de contractul de muncă. Angajații din departamentul de Resurse Umane pot folosi software-ul de urmărire a timpului pe dispozitive, cum ar fi desktop-uri și telefoane mobile, precum și în cadrul aplicațiilor de serviciu, facilitând urmărirea timpului.

În cazul muncii de noapte, precum și a programului inegal (contractele part-time și cele cu normă întreagă), se aplică reguli speciale de plată, astfel încât devine mult mai ușor de legat sistemul de salarizare la cel de pontaj.